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Qualiopi, 20 questions pour tout savoir

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Luc Mouney, CAPCERT | ©CAPCERT
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Aujourd’hui Luc Mouney, répond à toutes nos questions sur la certification Qualiopi. Il est le président de CAPCERT. Cet organisme de certification est reconnu par le Comité Français d’Accréditation pour délivrer la certification Qualiopi aux organismes de formation.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi et à quoi sert-elle ?

La certification Qualiopi concerne tous les organismes de formation, privés ou publics, qui développent les compétences des professionnels. Il s’agit donc des organismes délivrant de la formation classique (OF), des bilans de compétences (BC), de la validation des acquis 

d’expérience (VAE), et des centres de formation d’apprentis (CFA).

Grâce à la certification, ces organismes vont pouvoir bénéficier d’aides de l’État ou des aides paritaires dans le domaine du privé avec les OPCO.

Quelle est la différence entre Datadock et Qualiopi ?

Le Datadock est purement documentaire. Les organismes de formation téléchargeaient les documents et le label était délivré à la suite de l’analyse de ces documents. Qualiopi remplace Datadock. Avec Qualiopi, il y a la notion d’audit. Désormais, on ne peut pas être certifié sans avoir réalisé un audit au préalable.

Quel est l’intérêt pour les organismes de formation d’obtenir Qualiopi ?

L’intérêt est de pouvoir continuer de bénéficier des aides financières. Sans le Qualiopi, les organismes de formation ne pourront plus en bénéficier. Les nouveaux entrants (nouveaux organismes qui se créent) vont pouvoir aussi demander le remboursement total ou partiel de leur formation.

Quels sont les prérequis et les critères ?

Il n’y a pas forcément de prérequis pour passer à la certification Qualiopi. En revanche, bien évidemment, il faut se conformer au référentiel national qualité (RNQ) plus communément appelé référentiel Qualiopi. Ce référentiel comprend 7 critères et 32 indicateurs. Il faut savoir que tous les organismes ne sont pas soumis aux 32 indicateurs. En effet, 4 indicateurs ne concernent que les CFA, par exemple.

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Combien coûte la certification Qualiopi ?

Le coût de la certification Qualiopi ne représente pas des montants énormes. Ces montants sont disponibles sur Internet. CAPCERT facture la journée d’audit 960 € hors-taxes avec les frais de certification. Une demi-journée est facturée 505 € hors-taxes.

Combien de journées d’audit sont nécessaires à la certification Qualiopi ?

La loi du 5 septembre 2018 indique clairement le nombre de jours d’audit nécessaire. Ce nombre est fixé notamment en fonction :

  • du chiffre d’affaires de l’organisme de formation qui est dédiée aux formations – ce chiffre est indiqué dans le bilan annuel pédagogique et financier ;
  • et du nombre de catégories d’actions concernées : actions de formation, bilan de compétences, VAE et CFA.

La certification Qualiopi a-t-elle une durée de validité ?

Bien sûr. En cas de conformité, on établit un certificat valable 3 ans. Environ 18 mois après l’audit initial, on réalise un audit de surveillance. Cet audit de surveillance permet de vérifier que l’organisme de formation n’a pas arrêté de faire vivre sa certification, c’est-à-dire son système qualité.

Si l’organisme de formation ne réalise aucune formation dans l’année, est-ce qu’il perd sa certification ?

Pas du tout. L’organisme de formation devra simplement prouver qu’il améliore en continu son système. Il s’agit d’essayer de trouver de nouvelles alternatives, des innovations pédagogiques, etc.

Comment se faire certifier ? Quel est le process de certification pour Qualiopi ?

Il est assez simple. L’organisme de certification va demander des informations à l’organisme de formation :

  • le chiffre d’affaires de l’année précédente (un bilan pédagogique et financier, le cas échéant),
  • les catégories d’actions concernées,
  • le récépissé du numéro de déclaration d’activité (NDA),
  • le nombre de salariés,
  • les sites concernés par le périmètre de certification.

Une fois qu’on a ces informations, on établit un contrat de certification, valable trois ans. Ensuite, on mandate un auditeur pour définir une date d’audit – sous 30 jours après la signature du contrat. L’auditeur est validé par le client. Puis il envoie un plan d’audit et réalise celui-ci sur le nombre de jours déterminé.

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Comment se déroule un audit ?

Un audit se déroule systématiquement de la même manière. Il commence par une réunion d’ouverture. Au cours de cette réunion, par exemple, on va préciser qu’il s’agit d’un audit et non d’une inspection. Un audit est réalisé via la méthode d’échantillonnage. Autrement dit, si l’organisme de formation a réalisé plus d’une centaine de formations, on ne va pas regarder les 100 formations mais on va réaliser un échantillonnage.

Ensuite, on vérifie la conformité aux indicateurs du référentiel Qualiopi. Si l’indicateur est partiellement réalisé, l’organisme sera en non-conformité mineure ou en non-conformité majeure. Dans le cas d’une non-conformité mineure, on demande au client un plan d’action qui sera validé par l’auditeur. Dans le cas d’une non-conformité majeure, on va en plus devoir vérifier la mise en œuvre du plan d’action.

L’audit se termine systématiquement par une réunion de clôture.

Comment sont sélectionnés les auditeurs ?

En tant qu’organisme de certification, nous sommes dans l’obligation d’établir un protocole, une procédure assez stricte de sélection et de suivi de compétences des auditeurs. Chaque organisme peut établir sa propre procédure. CAPCERT s’est basé sur des normes de référence dans le domaine du management de la qualité, principalement l’ISO 9001 et l’ISO 17021. Nous demandons minimum :

  • deux ans d’expérience dans le domaine de la formation, de l’éducation, ou des services,
  • et une attestation de formation ou de sensibilisation à la norme et à l’audit Qualiopi.

L’idéal est d’avoir des auditeurs qui ont déjà réalisé des audits de certification Qualiopi. Un auditeur est rarement exclusif à un seul organisme de certification.

L’auditeur doit réaliser des observations d’audit et lui-même être évalué au cours d’un audit.

L’audit Qualiopi porte-t-il uniquement sur les formations financées ?

Non. La certification Qualiopi concerne l’organisme en tant que tel et non une formation spécifique. Il existe de rares cas où l’organisme de formation nous précise certaines exclusions.

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Quelles sont les non-conformités lors du processus de certification ?

Les non-conformités Qualiopi les plus récurrentes concernent les informations disponibles au public. On constate qu’il manque souvent des informations comme les prérequis liés à la formation. Il manque aussi des données liées au handicap, comme la prise en compte des personnes en situation de handicap. On pense souvent que le handicap se réduit aux personnes à mobilité réduite. Or il y a de nombreux handicaps, et ceux-ci ne sont pas toujours physiques.

Autres facteurs de non-conformité : l’évaluation de la satisfaction des apprenants et surtout la satisfaction des financeurs. C’est parfois très compliqué d’évaluer la satisfaction des financeurs.

Quels sont les éléments bloquants ?

Forcément, lorsqu’il y a une non-conformité majeure, ça bloque temporairement la certification. L’organisme a un délai pour répondre à la non-conformité, proposer un plan d’action et démontrer la mise en œuvre. Une fois que l’organisme répond correctement et fournit les preuves à l’auditeur, la certification est débloquée.

Il faut savoir que 5 non-conformités mineures font l’objet d’une non-conformité majeure. Au sein de CAPCERT, à partir de 10 non-conformités détectées au cours de l’audit, nous recommandons un audit complémentaire a minima d’une demi-journée.

Quelle est la place de la formation à distance dans Qualiopi ? 

La formation à distance est de plus en plus développée. Nous recevons de plus en plus de demandes de la part d’organismes de formation dont l’intégralité des formations sont dispensées en e-learning ou blended learning (mix entre formation sur place et à distance). C’est très répandu notamment suite à la crise du Covid-19. De plus en plus d’organismes de formation se sont mis au e-learning, dans le cadre de leurs innovations pédagogiques.

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Est-ce que CAPCERT réalise des audits Qualiopi à distance ?

Oui tout à fait. On s’assure au préalable que les organismes de formation aient les documents numérisés. Il faut surtout qu’ils puissent se servir d’outils des technologies de l’information et de la communication (Zoom, Teams…) qui permettent un partage en direct de ces documents.

Quels sont les documents incontournables pour s’engager dans ce processus de certification ?

  • le chiffre d’affaires de l’année précédente (bilan pédagogique et financier),
  • les catégories d’actions concernées (formations classiques, bilans de compétences, VAE ou CFA),
  • le récépissé du numéro de déclaration d’activité (NDA),
  • un organigramme s’il y a plus de 3 personnes en CDI.

Quel est le délai entre l’audit Qualiopi et la délivrance d’un certificat ?

Si tout se passe bien, et qu’il n’y a pas de non-conformité, nous allons obtenir de l’auditeur son rapport d’audit. Dans la semaine suivante, celui-ci sera transmis à un expert décisionnaire pour préserver l’impartialité. Sous 48 à 72 heures, l’expert analyse les documents et nous fournit son avis. Donc si c’est un avis favorable classique, deux semaines après l’audit, l’organisme de formation peut recevoir son certificat.

Est-ce que le public sait si l’organisme de formation est habilité Qualiopi ?

En général, lorsqu’un organisme de formation est certifié Qualiopi, il le fait savoir. La liste de l’ensemble des organismes de formation est disponible sur Internet mais on ne sait pas s’ils sont certifiés ou non. Si vous avez un doute, vous pouvez contacter l’organisme de certification qui aurait certifié l’organisme de formation.

Comment bien choisir un organisme de certification accrédité Qualiopi ?

Il faut choisir parmi les 32 organismes de certification recensés dans la liste, qui est disponible sur Internet. Il vous faut savoir si vous préférez un organisme de petite taille ou un organisme de grande taille. CAPCERT est un petit organisme avec environ 150 clients Qualiopi. L’avantage d’un petit organisme de certification, c’est sa réactivité. On peut contacter directement le dirigeant. Et en général, les décisions de certification sont un peu plus rapides. En revanche, pour l’instant, nous n’avons pas de plate-forme Web. Les gros organismes, comme l’Afnor par exemple, ont des plates-formes Web qui peuvent intéresser les organismes de formation.

Notez enfin qu’il y a deux types d’organismes de certification. Il y a des organismes de certification dédiés uniquement au domaine de la formation. Ensuite, il y a les organismes de certification qui font de la formation mais aussi d’autres domaines. C’est le cas de CAPCERT. Nous faisons du Qualiopi, mais aussi de la RSE, de l’ISO 9001, de la santé sécurité au travail, de l’environnement et tout ce qui touche au développement durable.

Dans tous les cas, les organismes de formation peuvent contacter les certificateurs et demander des CV des auditeurs afin de faire leur sélection des organismes de certification.

Luc Mouney, Président de CAPCERT
www.capcertification.com

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