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La fin du casse-tête avec le logiciel de gestion en ligne Optillio

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Temps de lecture estimé : 7 minutes

La lutte antiparasitaire est un secteur en pleine croissance. Les prestataires de services le savent bien ! La planification des interventions devient parfois même un véritable casse-tête. Aujourd’hui, focus sur Optillio, un logiciel de gestion en ligne spécifique aux entreprises de services. En quelques clics, l’outil facilite toute la gestion administrative de votre entreprise. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion en ligne ?

Vous n’avez peut-être encore pas beaucoup entendu parler des logiciels de gestion d’entreprise. Mais, c’est définitivement un atout commercial. Lorsque les tâches sont plus faciles, vous avez plus de contrôle. Et lorsque vous avez plus de contrôle, votre entreprise peut se développer plus rapidement. C’est là que le logiciel de gestion en ligne joue un rôle majeur. Que vous souhaitiez travailler depuis une île privée, augmenter vos rendements, ou simplement prendre des vacances, c’est l’outil qu’il vous faut.

Optillio est un outil de gestion des interventions terrain. Il s’adresse aux prestataires de service ayant une forte densité de main d’œuvre, et tout particulièrement aux entreprises de lutte antiparasitaire. En effet, son atout majeur est la gestion en ligne des plannings, autrement dit la planification des interventions.

La planification des interventions est source de stress pour tous : auto-entrepreneurs, TPE et PME. Certaines entreprises ont des dizaines de salariés sur le terrain. Et donc des centaines d’interventions à planifier par jour. 

La gestion des plannings n’est pas le seul atout d’Optillio, évidemment. Il produit également de manière automatique et dématérialisée les factures et devis. Et il facilite la gestion RH. Vous gérerez donc plus facilement le planning de vos techniciens et techniciennes, votre administratif et vos prospects. De quoi rendre la vie de votre entreprise et votre vie un peu plus faciles.

Comment faciliter la planification des interventions terrain avec un logiciel de gestion en ligne ?

Que vous soyez auto-entrepreneur, TPE, PME ou que vous ayez des activités multiples (par exemple dératisation et nettoyage), un logiciel de gestion en ligne va vous permettre de gagner en sérénité. Vous n’oublierez plus aucune intervention ni dans les faits, ni dans votre comptabilité !

Comme toutes les entreprises, les entreprises de dératisation, désinsectisation et désinfection ont besoin de gérer la partie commerciale et administrative. Mais elles doivent surtout pouvoir gérer le terrain. Il faut donc planifier, organiser, anticiper toutes les prestations. Il faut également gérer le personnel qui intervient sur le terrain, le cas échéant. Le technicien a souvent besoin de renseigner des plans, des fiches d’intervention, indiquer quel produit il a utilisé, et où exactement. Il faut que ces informations remontent au bureau en temps réel afin de pouvoir être envoyées au client. Les techniciens peuvent également valider leur temps de travail directement sur smartphone, ce qui facilite grandement la gestion des ressources humaines.. 

Un outil de gestion des plannings comme Optillio permet plusieurs choses, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Vous êtes auto-entrepreneur

A la signature du devis, les lignes de prestations de services du devis s’injectent automatiquement dans le planning. La récurrence des prestations se gère donc aussi automatiquement. La cartographie permet au prestataire de suivre visuellement sa charge de travail. Il peut donc visualiser ses tournées et ainsi optimiser son agenda.

Vous êtes une TPE, PME ou entreprise multi-services

Optillio facilite la gestion des équipes grâce à des fonctionnalités très performantes dédiées à la planification des interventions. Les fréquences et temps d’intervention inscrites au devis sont automatiquement prises en compte et calculées. Vous pouvez répartir des interventions sur plusieurs salariés. Vous pouvez même affecter en masse des interventions à un ou plusieurs salariés. Le remplacement des salariés absents n’est plus un problème. 

Logiciel de gestion en ligne pour les devis et factures

Les petites entreprises

Le logiciel de gestion en ligne Optillio permet de gérer facilement les devis, factures et encaissement. 

Ainsi l’autoentrepreneur crée ses devis en ligne et les envoie directement à ses prospects et clients. Dès sa signature, le devis se transforme en facture automatiquement. Il est ainsi possible de gérer les factures récurrentes et les factures d’acompte de façon automatique et sans aucune ressaisie. 

Cela permet de faire le suivi des encaissements et de s’assurer que la trésorerie est au rendez-vous.  Si le prestataire répond à une urgence, il peut aussi facturer les prestations sans devis ni contrat directement depuis le planning. Ainsi, toutes les prestations faites sont facturées !

De plus, le logiciel permet la gestion de l’activité de terrain directement sur le Smartphone : plan, fiches d’intervention signées, ajout de pièces jointes (photos, FDS…). 

Les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises

Les entreprises plus grandes bénéficient des mêmes services, avec en plus :

  • l’envoi en masse des factures (gain de temps),
  • le suivi des encaissements avec relance des factures.

La gestion des plannings est étroitement liée à la gestion de la comptabilité. Ainsi, un contrat signé s’injecte directement au planning. Depuis le bureau, la planification des interventions devient donc plus facile. Il est aussi possible de notifier les clients par mail ou SMS du passage du technicien. De la même manière, le technicien reçoit son planning sur son smartphone.

Une fiche d’intervention validée ou signée est accessible directement et en temps réel depuis le bureau. Dès que le devis est signé, il bascule directement en facture. Donc, on peut facturer (en totalité ou partiellement).

Si vous êtes une entreprise multiservice, Optillio permet de gérer différentes activités de service. On peut avoir par exemple un établissement dédié à la propreté et créer un autre établissement dédié à la dératisation. 

En outre, tous les documents sont personnalisables (sans limite) à l’exception de la facturation qui doit respecter une norme. 

La valeur qu’Optillio apporte à votre entreprise de lutte antiparasitaire

On estime qu’un logiciel de gestion en ligne diminue d’environ 50 % la charge de travail administratif. En effet, pour la partie « salariés », en plus de la gestion des plannings, il est possible de gérer les contrats de travail des salariés, le suivi des absences… A la fin du mois, un calcul automatique permet facilement de sortir tous les éléments variables de paye, ce qui en général est extrêmement chronophage. 

Si le gain de temps est indéniable, la réduction du stress est également évidente. « On évite la double saisie, on centralise informations, et on a surtout le suivi », explique Khadija Fadili, la fondatrice d’Optillio. « On sait que le devis a été fait, signé et envoyé. Et on peut s’assurer qu’il est bien facturé. Tout ce process clair permet de gagner énormément de temps et de ne rien oublier ! »

Opitllio est un produit franco-français dans son développement, dans son hébergement et dans le service après-vente. Tout est basé en France : un service client performant (entièrement géré par des personnes humaines) ainsi que l’intégralité des données.

La sécurisation des données se fait par un opérateur du Nord de la France et un autre opérateur de secours en région parisienne. Optillio est une GED (Gestion électronique de documents). Ainsi, les clients peuvent stocker tous leurs documents dans Optillio et y accéder ensuite de n’importe où. Les clients ont également la possibilité de récupérer leurs données à tout moment à travers des systèmes d’export de données à tous les niveaux des menus. 

Combien coûte un logiciel de gestion en ligne ?

En termes de tarification, Optillio propose plusieurs choix, avec engagement ou sans engagement, afin de rester abordable pour tous les types de clients. Avec engagement, les tarifs sont dégressifs en fonction de la durée d’engagement – jusqu’à 36 mois – et du nombre d’utilisateurs. Il existe des tarifs distincts entre : 

  • les gestionnaires qui utilisent Optillio dans son intégralité,
  • et les intervenants qui utilisent Optillio uniquement sur le terrain et qui n’ont besoin que de leur feuille de route et des fiches d’intervention.

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